«Я ничего не успеваю!» — хватаемся мы за голову, пытаясь разгрести тонны навалившихся дел. Как научиться распределять свое время? Будем учиться.
Ставим цели
Какие у вас цели в жизни? Простой вроде бы вопрос, но многих может поставить в тупик. А между тем правильно поставленные цели служат отличным ситом для ненужных дел. Осознав, к чему стремитесь, вы поймете, что из вашей повседневной рутины не относится к их достижению и попросту отнимает время.
На этом этапе есть вероятность столкнуться с моральными проблемами. Например, понять, что с завидной регулярностью вы в ущерб своему времени и интересам помогаете друзьям, родственникам, знакомым в достижении их целей. Нужно ли это вам? Подумайте, сколько времени высвободится для того, чтобы заняться чем-то действительно важным для вас.
Уплотняем время
Старайтесь носить с собой вещи, которые позволят заполнить случайно появившееся свободное время: в пробке, в очереди к стоматологу, в ожидании встречи можно почитать книгу, послушать полезный аудиокурс или лекцию. Это позволит не просто скоротать минуты безделья, но и сделать это с пользой.
Разделяем работу и дом
Учитесь переключаться. Разговаривать по телефону с клиентами, забирая ребенка из детского сада — неправильно, потому что есть время для работы, а есть — для семьи. Пока вы дома — делайте так, чтобы там все было ровно и гладко. Тогда, приходя на работу, вас перестанут отвлекать домашние хлопоты, и вы сможете более продуктивно делать свои служебные дела.
Мария Новикова, тренер по личностному росту:
— Если на работу у людей времени еще хоть как-то хватает, то на дом, детей, саморазвитие, развлечения его уже не остается. Многие буквально не успевают жить. Исправить ситуацию вполне реально. Достаточно поверить, что это не так сложно, как кажется.
Ведем ежедневник
Простой и очень эффективный способ научиться все успевать — записывать план как рабочих, так и домашних дел. Делать это можно или в бумажном ежедневнике, или используя электронные планеры в различных гаджетах. Тут уж кому как удобнее. Благодаря такому визуально закрепленному планированию вы сможете быстро определять важность задач, выделять, сортировать их по срочности, отмечать сделанное.
Не паникуем
Когда наступает форс-мажор, мы начинаем суетиться, паниковать, стараться сделать все быстро-быстро, хватаясь то за одно дело, то за другое. В результате все выходит хуже некуда. Важно расставить приоритеты и сделать меньше, да лучше. Чтобы потом не тратить еще больше времени на переделку! Когда что-то совсем не получается, учитесь смотреть на вещи отстраненно, с более глобальной точки зрения. Не успеваете подписать договор? Но мир от этого не рухнет. Даже ваш собственный!
Не ставим сверхпланы
Список на день из тысячи дел — это, конечно, заявка! Но оценивайте свои силы реально. Не планируйте две важные встречи сразу друг за другом, лучше разведите их на до- и послеобеденное время. Жесткое планирование (когда вы зависите по времени от других людей или важных событий) должно составлять не больше 40–60% вашего рабочего времени. Иначе к вечеру вы будете в мыле и нервничать из-за того, что там не успели, с тем не встретились, а что-то и вовсе вылетело из головы.
Разбираем дела по полочкам
За неприятные дела беритесь в первую очередь. Звонок вредному клиенту, разговор с нерадивым подчиненным, визит к шефу с просьбой о срочном отпуске… Полноценно работать весь день с мыслями обо всем этом не получится. А значит, сделаете вы гораздо меньше.
Делите свои большие дела на маленькие и понятные. Каждый выполненный пункт отмечайте галочкой. Например, вам нужно взяться за ремонт. С чего начать — непонятно, поэтому дело отодвигается на потом. Запишите конкретные пункты: съездить в магазин, выбрать обои и клей, подготовить стены к ремонту. Шаг за шагом, выполняя маленькие, но конкретные дела по списку, вы успеете гораздо больше.
Рассчитываем время с запасом
В классическом тайм-менеджменте рекомендуют в буквальном смысле походить два дня с секундомером и понять, сколько времени и на что у вас уходит. Копаетесь по утрам? Ставьте будильник на 10 минут раньше, чтобы спокойно собраться. Возьмите за правило выходить из дома с запасом по времени, учитывая потенциальные пробки и другие непредвиденные ситуации.
Делегируем полномочия
Не гребите все под себя! Наверняка вы делаете много чужой работы («я сделаю лучше и быстрее!» или «да мне же не сложно!»). Избавляйтесь от этих дурных привычек. Поверьте, ваши домочадцы в силах сами помыть за собой чашку, а коллега — делать свою работу без вашего экспертного участия.
Автор: Наталья Тюменцева
